¿Qué significa medir el retorno de un evento de selección?
Medir el retorno de un evento de selección es responder a una pregunta concreta: si el dinero y las horas gastados en la jornada se hubieran gastado en procesos de selección ordinarios, habrías cubierto más puestos o menos. Todo lo demás, alcance en redes, fotos, sensaciones del equipo, es información secundaria.
Esa formulación evita la trampa más común, que es comparar el coste del evento con cero. Las vacantes existían antes de la jornada y había que cubrirlas de alguna forma, con su coste correspondiente. El evento no se compara con no hacer nada: se compara con la alternativa.
Hay una segunda decisión previa: el horizonte. Un evento produce contrataciones en las semanas siguientes y contactos que rinden meses después. Medirlo a treinta días infravalora el formato; medirlo a dos años permite atribuirle cualquier cosa. El horizonte razonable es seis meses para casi todos los formatos y doce cuando el público es universitario.
¿Qué partidas hay que sumar en el lado del coste?
El coste real de un evento tiene siete partidas y las dos últimas se olvidan siempre. Súmalas todas o el cálculo saldrá favorable por construcción:
- Producción: sede si no es propia, mobiliario, conectividad, señalética, seguros y permisos.
- Manutención y material: catering de la jornada, avituallamiento y material para participantes.
- Captación: campaña, gestión de inscripciones, filtrado y recordatorios. Es la partida que decide si la sala se llena.
- Equipo externo: organización, mentores, jurado invitado y coordinación del día.
- Premios e incentivos, si los hay, y compensación de desplazamientos.
- Horas internas: multiplica las horas de cada persona de tu empresa implicada, incluida la preparación, por su coste hora aproximado. Es casi siempre la partida mayor y la que no aparece en ninguna factura.
- Seguimiento posterior: informes por participante, devolución a los no seleccionados, certificados y las llamadas de la semana siguiente.
¿Qué cuenta como retorno y qué no?
Cuenta lo que se puede contar: incorporaciones producidas por el evento, procesos evitados, semanas de vacante ahorradas y candidatos evaluados que quedan disponibles para vacantes futuras. Los cuatro se pueden convertir a euros con supuestos explícitos y discutibles, que es exactamente lo que debe ser un cálculo de retorno.
No cuenta, o cuenta como nota al pie, la visibilidad. Las impresiones en redes, los asistentes que quedaron encantados y el vídeo resumen son consecuencias agradables, no retorno. Si el evento no cubrió puestos ni dejó candidatos utilizables, monetizar el alcance es una forma elegante de no reconocer el resultado.
Hay una partida de retorno legítima y difícil de calcular: el efecto sobre la aceptación de ofertas. Un candidato que ha visto la empresa, ha conocido al equipo y ha trabajado un día con ellos acepta con más frecuencia y negocia distinto. Se puede medir comparando la tasa de aceptación de las ofertas nacidas del evento con la del resto de procesos.
Y una partida negativa que casi nadie apunta: el coste de un evento mal cerrado. Cuarenta personas que dedicaron un sábado y no recibieron respuesta son cuarenta personas que hablan de tu empresa en un mercado local. Eso no aparece en la hoja de cálculo y se paga en la siguiente convocatoria.
¿Cómo se hace el cálculo con un ejemplo?
Este es un ejemplo hipotético; sustituye las cifras por las tuyas antes de sacar conclusiones. Una empresa organiza una jornada para cubrir tres vacantes del mismo perfil y quiere compararla con su vía habitual, tres procesos de selección independientes.
| Concepto | Evento de selección | Tres procesos ordinarios |
|---|---|---|
| Coste externo | Una producción y una captación | Tres honorarios o tres campañas |
| Horas internas del equipo | Dos días concentrados de cuatro personas | Entrevistas repartidas en varias semanas |
| Personas evaluadas con criterio | Todas las asistentes, a la vez | Las entrevistadas en cada proceso |
| Semanas hasta la primera incorporación | Las de captación más una | Las de cada proceso, en paralelo o en serie |
| Sobrante aprovechable | Candidatos evaluados para vacantes futuras | Descartados sin evaluación comparable |
¿Qué indicadores hay que registrar y cuándo?
Ocho números, recogidos en tres momentos. El registro tiene que estar decidido antes del evento, porque algunos de ellos solo se pueden capturar ese día:
- El mismo día: inscritos, asistentes reales y su proporción. La entrada con QR y el control de acceso dan este dato sin trabajo manual.
- El mismo día: participantes evaluados con rúbrica completa. Si asistieron cuarenta y solo se evaluó a quince, el problema es de diseño, no de captación.
- El mismo día: número de finalistas identificados y quién los va a llamar.
- A los 15 días: ofertas realizadas y ofertas aceptadas, con el motivo de cada rechazo en una línea.
- A los 60 días: incorporaciones efectivas atribuibles al evento y coste por incorporación con todas las partidas dentro.
- A los 6 meses: permanencia de esas incorporaciones y contrataciones adicionales salidas de la base de candidatos del evento.
- Cualitativo, a la semana: qué preguntas repitieron los asistentes. Señalan lo que tu oferta no está explicando bien y valen para todos los procesos, no solo para el evento.
¿Qué comparaciones son honestas y cuáles no?
Es honesto comparar el coste por incorporación del evento con el de tus últimas contrataciones del mismo perfil, con las horas internas incluidas en ambos lados. Es la única comparación que responde a la pregunta que importa, y suele obligar a calcular por primera vez lo que cuesta el método habitual.
No es honesto atribuir al evento contrataciones que ya estaban encaminadas. Si un finalista venía de un proceso abierto y asistió a la jornada por invitación, esa incorporación no es del evento. Marcar el origen de cada candidato antes de empezar evita esta discusión al final, cuando todo el mundo tiene ya una postura.
Tampoco es honesto juzgar el canal por la primera edición. La primera vez se paga el diseño del reto, la rúbrica, los materiales y todos los errores de novato, y esos costes no se repiten. Una segunda edición con el mismo formato cuesta bastante menos y capta mejor, porque ya hay antecedente y gente que lo cuenta.
Como referencia de escala, nuestro embudo estándar va de 248 personas evaluadas a 80 con señales válidas, 25 entrevistas, 9 finalistas y 3 decisiones, en un ciclo de 20 días. Un evento no mejora esas proporciones por sí solo: concentra en una jornada el tramo que más calendario consume y deja evaluado a un grupo que sigue disponible después.
Qué montar antes del próximo evento
Abre una hoja con las siete partidas de coste y los ocho indicadores de este artículo, y rellénala antes de la jornada con las estimaciones. Compararla después con lo ocurrido es lo que convierte un evento en un canal que se puede gestionar en lugar de en una decisión que se repite por costumbre.
Calcula además, esta semana, el coste de tus tres últimas contrataciones del mismo perfil con las horas internas dentro. Sin ese número no hay nada con lo que comparar y cualquier conclusión sobre el evento será una impresión.
Si quieres el cálculo hecho con tus datos, te devolvemos el desglose por partidas y el coste estimado por incorporación para tu caso, con tarifa cerrada y garantía de 3 meses si acabamos produciéndolo. Y si los números no salen, te lo decimos antes de firmar.
De dónde salen los datos de ONKLUB
Las cifras de operativa que aparecen en este artículo salen de los registros propios de ONKLUB, no de estimaciones de mercado. El proceso de referencia va de 248 perfiles evaluados a 3 decisiones entregadas, pasando por 80 señales válidas, 25 entrevistas en profundidad y 9 finalistas con valoración escrita, en un ciclo de 20 días naturales. Las cifras acumuladas de la agencia cubren de 2022 a 2026.
Qué NO demuestran estos datos: son la operativa de una agencia sobre sí misma, no una muestra representativa del mercado laboral español, y el embudo corresponde a un proceso de dificultad alta, no a la media de todos. No están auditados por un tercero independiente.
Metodología completa, desglose por fases y limitaciones en el Informe ONKLUB de talento joven, publicado bajo licencia CC BY 4.0: se puede citar y reproducir citando la fuente.