¿Qué se está pagando realmente?
Cuando una empresa pregunta cuánto cuesta un proceso de selección, casi siempre está preguntando por los honorarios de la agencia. Es la parte del coste que llega en una factura y la única que aparece en la hoja de cálculo. También suele ser la menor de las dos.
La otra mitad es interna y se paga en horas: definir el puesto, revisar candidaturas, coordinar agendas, entrevistar, discutir en comité, negociar la oferta y acompañar la incorporación. Son horas de personas caras que ese mes no están haciendo su trabajo, y no se contabilizan en ningún sitio porque ya están en nómina.
Hay una tercera partida que no es un coste contable pero se comporta como tal: el tiempo con la vacante abierta. Un puesto sin cubrir es producción que no se hace, proyectos que se retrasan y compañeros que absorben carga adicional. En equipos pequeños, esa carga es la causa más frecuente de la siguiente baja voluntaria.
Cualquier comparación de precios que ignore estas dos últimas partidas está incompleta. La pregunta útil no es «cuánto cobra la agencia», sino «cuánto me cuesta cubrir este puesto, con todo dentro, y en cuántos días».
¿Qué modelos de precio existen en España?
Hay cuatro modelos en circulación y conviene saber cuál te están ofreciendo, porque cambian el reparto de riesgo entre las partes:
- Éxito puro: se paga solo si contratas, como porcentaje del salario bruto anual del puesto. Riesgo bajo para ti; incentiva cerrar rápido y con salarios altos.
- Retainer o pago por fases: una parte al arrancar, otra al presentar finalistas y otra al cerrar. Alinea el compromiso de ambas partes y es lo habitual en puestos de dirección.
- Tarifa cerrada por proceso: un precio fijo pactado por adelantado, independiente del salario final. Hace el coste previsible y elimina el incentivo de inflar la retribución.
- Suscripción o RPO: una cuota mensual que cubre un volumen de procesos. Sale a cuenta con contrataciones recurrentes y obliga a acordar bien qué se incluye.
¿Por qué nadie serio te da un precio sin conocer el puesto?
Porque el trabajo real varía en un orden de magnitud según la vacante. Un perfil con muchos candidatos disponibles en la zona se cubre con captación ordinaria; un perfil escaso exige búsqueda directa, contactar uno a uno con profesionales que no están buscando y convencerlos de escuchar. Es otro oficio y otro coste.
Las variables que mueven el precio son cinco: escasez del perfil, ubicación y exigencia de presencialidad, banda salarial ofrecida frente a la del mercado, urgencia y atractivo de la marca empleadora. Las dos últimas se subestiman siempre. Una empresa desconocida que paga en la parte baja de la banda necesita el doble de captación que otra conocida que paga bien, y eso se traduce en coste.
Por eso desconfía de la tarifa publicada sin condiciones. Es un reclamo comercial: sirve para que llames, no para presupuestar. Lo que sí puedes exigir en la primera conversación es una horquilla razonada, con el motivo de cada extremo del rango.
¿Cómo se calcula el coste interno de una contratación?
Con una regla de tres y quince minutos. Suma las horas que dedica cada persona implicada y multiplícalas por su coste-hora aproximado, que puedes estimar como salario bruto anual dividido entre 1.700 horas efectivas.
Este es un ejemplo hipotético; sustituye las cifras por las tuyas antes de sacar conclusiones. Supón un responsable de área con 45.000 € brutos anuales, es decir, unos 26 € por hora efectiva. Dedica 3 horas a definir el puesto, 6 a revisar candidaturas, 12 a entrevistas y 3 a decidir: 24 horas, unos 630 €. Añade a un segundo entrevistador con 10 horas y a alguien de administración con 6 horas y el total interno se acerca fácilmente a 1.000 € en un proceso ordinario, sin contar el coste de la vacante abierta.
Ese cálculo suele producir dos reacciones. La primera es sorpresa por el volumen de horas. La segunda, más útil, es una revisión del propio proceso: la mayoría de las empresas descubren que entrevistan a demasiada gente en fases avanzadas porque el filtro previo es débil, y ahí hay un ahorro inmediato que no depende de contratar a nadie.
Con ese número en la mano, la comparación entre hacerlo internamente y externalizarlo deja de ser ideológica y pasa a ser aritmética. A veces sale mejor por dentro. En perfiles escasos, casi nunca.
¿Qué esconde una propuesta muy barata?
Cinco cosas, y conviene preguntarlas todas por escrito antes de firmar. Quién ejecuta el proceso: si quien te vende es senior y quien trabaja es un becario, el precio se explica solo. Qué garantía hay: sin garantía de sustitución, el proveedor no comparte ningún riesgo contigo.
Si la búsqueda es activa o pasiva: publicar un anuncio y esperar es un servicio distinto —y mucho más barato de prestar— que contactar uno a uno con perfiles que hoy no buscan trabajo. Cuántos procesos lleva a la vez esa persona: por encima de ocho o diez simultáneos, la atención se diluye y tu vacante entra en la cola.
Y qué entrega exactamente al final: un listado de veinte currículums reenviados no es una selección, es una criba administrativa. Lo que tiene valor es un informe con evidencia por candidato y una recomendación argumentada, que es lo que permite decidir en una reunión en lugar de en cinco.
En ONKLUB trabajamos con tarifa cerrada y entregamos un Top 3 de finalistas listos para contratar en 20 días, con garantía de 3 meses. Cada elemento de esa frase es una decisión sobre reparto de riesgo, no un eslogan: precio previsible, plazo comprometido y consecuencia si la incorporación no funciona.
¿Cómo comparar dos propuestas sin equivocarte?
Pon las dos ofertas en la misma tabla con estas seis columnas y responde con datos, no con impresiones:
- Precio total con todo incluido, incluyendo publicaciones, pruebas y desplazamientos.
- Plazo comprometido hasta la presentación de finalistas, con consecuencia si se incumple.
- Garantía: duración, si es reposición o devolución y qué causas quedan excluidas.
- Entregable: qué documento recibes por candidato y con qué evidencia detrás.
- Quién ejecuta: nombre, experiencia en ese perfil y número de procesos simultáneos.
- Exclusividad exigida y qué pasa si cubres la vacante por tu cuenta durante el proceso.
Qué hacer antes de pedir presupuesto
Escribe tres cosas: los tres requisitos innegociables del puesto, la banda salarial aprobada y la fecha real de incorporación. Con esos datos, cualquier proveedor serio puede darte una horquilla en la primera llamada; sin ellos, cualquier cifra que te den será inventada.
Calcula además tu coste interno con el método de arriba. Es el número que te permitirá decidir con criterio y, sobre todo, negociar sabiendo qué estás comprando.
Si quieres una referencia concreta para tu caso, cuéntanos el puesto y te devolvemos propuesta en 24 horas, con precio cerrado, plazo y garantía por escrito.