¿Por qué nadie serio te da un precio por teléfono?
Un hackathon de 30 personas en la oficina del cliente y otro de 120 en un espacio alquilado con retransmisión no comparten ni la mitad de las partidas. Dar una horquilla sin conocer participantes, duración y sede es marketing, no una cotización: sirve para que llames, no para que decidas.
Hay además un efecto escalón poco visible. Pasar de 40 a 60 participantes suele ser barato, porque el equipo de producción es el mismo. Pasar de 60 a 120 dispara el coste de golpe: cambia el espacio, cambia el número de mentores, cambia el servicio de catering y aparece la logística de acreditación. El precio por participante no es lineal y quien lo presente como lineal no ha producido muchos eventos.
Nuestra recomendación práctica: no compares precios totales, compara partidas. Dos presupuestos con el mismo total pueden esconder decisiones opuestas —uno con cuatro mentores expertos y otro con dos becarios y un vídeo bonito— y solo el desglose lo revela.
¿Qué partidas tiene el presupuesto de un hackathon?
Pide siempre el presupuesto abierto en estas siete líneas. Si alguna no aparece, o está incluida en un cajón llamado «gestión», pregunta dónde está:
- Diseño del reto y rúbrica: sesiones con el hiring manager, redacción del caso, criterios de evaluación y bases legales.
- Captación y comunidad: campaña, gestión de inscripciones, filtrado previo y recordatorios. Es la partida que decide si el evento se llena.
- Producción y espacio: sede, mobiliario, conectividad, señalética, seguros y permisos.
- Manutención: desayunos, comidas, cenas y avituallamiento continuo. En formatos de 48 horas es una partida mayor de lo que parece.
- Equipo humano el día del evento: mentores, jurado externo, presentación y coordinación de sala.
- Premios e incentivos: metálico, formación, equipamiento o acceso a procesos. Afecta directamente a la calidad de quien se inscribe.
- Documentación y seguimiento: fotografía, vídeo, informes de evaluación por participante y devolución a quienes no fueron seleccionados.
¿Qué se puede recortar sin estropear el evento?
La producción audiovisual es lo primero que se puede reducir. Un vídeo resumen de tres minutos y un buen reportaje fotográfico cubren el 90 % del uso real —redes, web, memoria interna— a una fracción del coste de un equipo de realización con varias cámaras.
La sede es la segunda palanca. Muchas empresas descartan sus propias oficinas por costumbre y luego alquilan un espacio que se parece bastante a lo que ya tenían. Si hay una planta diáfana, wifi que aguante y baños suficientes, la sede propia ahorra una partida entera y añade una ventaja: el candidato conoce el sitio donde trabajaría.
La duración también admite recorte. Muchos objetivos de evaluación se cubren en un formato de un día largo —de 9:00 a 21:00— en lugar de 48 horas con pernocta. Elimina la partida de alojamiento, reduce catering y, en nuestra experiencia, no empeora la calidad de la señal: la mayoría de las conductas relevantes aparecen en las primeras ocho horas.
¿Qué no se debe recortar nunca?
Los mentores. Son el instrumento de medida del evento: sin observadores formados y con hoja de registro, no hay evaluación, hay opinión. Recortar aquí convierte un proceso de selección en una actividad de team building cara.
La captación. Un hackathon medio lleno es un fracaso silencioso: nadie lo dirá en la memoria del evento, pero el objetivo era ver a un número suficiente de candidatos y no se cumplió. Si hay que quitar dinero de algún sitio, que no sea de la partida que llena la sala.
La comida. Parece frívolo y no lo es: en una jornada de 12 horas la manutención determina el rendimiento de las últimas cuatro, que son justo las que mejor discriminan entre participantes. Un catering mediocre introduce ruido en la medición.
Y el seguimiento posterior. El informe individual por participante es lo que convierte el evento en un activo reutilizable: seis meses después, cuando se abra otra vacante, esos informes valen más que el vídeo.
Casi todo el mundo llega a la primera reunión pensando que el grueso del presupuesto es la sede y el catering. En un evento de selección bien planteado, la partida más pesada suele ser la suma de captación y equipo humano: llenar la sala con el perfil correcto y tener observadores capaces de evaluarlo cuesta más que alimentarlo.
La razón es sencilla. El espacio y la comida se compran a precio de mercado y se negocian en una tarde. La captación depende de tener una red previa a la que dirigirse: si no existe, hay que construirla con campaña pagada, y ahí el coste se dispara sin garantía de resultado. Nuestra red de más de 12.000 profesionales existe precisamente porque llevamos años pagando ese coste una sola vez.
De ahí una advertencia al comparar proveedores: un presupuesto barato en captación casi siempre significa «te llenamos la sala con quien haya», y eso se paga después en forma de un evento lleno de gente que no encaja con la vacante. Es el error más caro de todos, porque no se ve hasta que ya ha ocurrido.
¿Cómo se compara el coste con el de un proceso normal?
La comparación honesta no es «evento contra proceso», es «coste total por contratación conseguida». Un hackathon carga todo el coste por delante y lo reparte entre las incorporaciones que salgan; un proceso de selección clásico cobra por vacante. Con una sola contratación, el proceso clásico gana casi siempre. A partir de tres o cuatro del mismo perfil, la aritmética empieza a girar.
Al comparar, mete en la cuenta las horas internas de tu equipo, que suelen quedar fuera de los presupuestos. Veinticinco entrevistas de una hora, con dos personas presentes y su preparación correspondiente, son varias semanas de trabajo de gente cara que ese mes no está haciendo su función. En un evento, esas mismas personas dedican dos días concentrados y ven a más gente.
Y añade el retorno que un proceso cerrado no produce: material de marca, presencia en la comunidad profesional y una base de candidatos evaluados para vacantes futuras. No es humo, pero tampoco justifica por sí solo el presupuesto. Si el evento no cubre puestos, el resto es consuelo.
¿Qué preguntas hacer antes de firmar?
Estas seis preguntas separan a un proveedor de eventos de un socio de selección. Hazlas todas y compara respuestas por escrito:
- ¿Quién escribe la rúbrica de evaluación y cuándo la veo yo?
- ¿Cuántos mentores por equipo y con qué experiencia en el perfil que busco?
- ¿La captación la hacéis vosotros o la asumo yo con mis propias listas?
- ¿Qué entregáis después del evento, participante por participante?
- ¿Qué pasa si no se llena? ¿Hay mínimo de inscritos garantizado?
- ¿Qué ocurre si contrato a alguien y no funciona? ¿Hay garantía, como en un proceso de selección?
El siguiente paso
Si tienes una previsión de contrataciones para los próximos seis meses, ese es el número con el que hay que empezar la conversación, no la fecha del evento. Con esa cifra se decide formato, tamaño y si conviene hacer un hackathon o dos jornadas más pequeñas.
Cuéntanos cuántas vacantes tienes y de qué perfil, y te devolvemos un presupuesto desglosado en las siete partidas de este artículo, con el coste estimado por contratación. Si el número no sale, te lo diremos: en ONKLUB llevamos más de 50 hackathons y también hemos recomendado no hacer alguno.
De dónde salen los datos de ONKLUB
Las cifras de operativa que aparecen en este artículo salen de los registros propios de ONKLUB, no de estimaciones de mercado. El proceso de referencia va de 248 perfiles evaluados a 3 decisiones entregadas, pasando por 80 señales válidas, 25 entrevistas en profundidad y 9 finalistas con valoración escrita, en un ciclo de 20 días naturales. Las cifras acumuladas de la agencia cubren de 2022 a 2026.
Qué NO demuestran estos datos: son la operativa de una agencia sobre sí misma, no una muestra representativa del mercado laboral español, y el embudo corresponde a un proceso de dificultad alta, no a la media de todos. No están auditados por un tercero independiente.
Metodología completa, desglose por fases y limitaciones en el Informe ONKLUB de talento joven, publicado bajo licencia CC BY 4.0: se puede citar y reproducir citando la fuente.