¿Por qué el cuadro de mando tiene que caber en una hoja?
Porque un cuadro de mando de RRHH que exige más de quince minutos al mes deja de actualizarse antes del segundo trimestre. En una empresa sin departamento de personas, la restricción real no es la falta de datos: es la falta de tiempo de quien tiene que introducirlos.
Una hoja tiene además una virtud que se subestima: cabe entera en una pantalla y se puede proyectar en la reunión mensual. Un panel repartido en seis pestañas se explora en solitario y nunca se discute en grupo, que es donde el dato se convierte en decisión.
La restricción de espacio obliga además a elegir. Cuando solo caben ocho indicadores, la conversación sobre cuáles entran es la parte más útil de todo el ejercicio, porque fuerza a preguntarse qué decisión cambia cada uno.
Un cuadro de mando útil responde a cinco preguntas: cuánto tardamos, cuánto nos cuesta, cuántos nos dicen que no, cuántos se quedan y cuántas vacantes tenemos abiertas ahora mismo. Si un indicador no contribuye a ninguna de las cinco, sobra.
¿Qué indicadores lleva y de dónde sale cada dato?
Esta es la plantilla del cuadro de mando. Ocho filas, con la fórmula y la fuente del dato al lado, para que cualquiera pueda actualizarlo sin preguntar.
| Indicador | Fórmula | Frecuencia | Fuente del dato |
|---|---|---|---|
| Vacantes abiertas | Recuento de vacantes vivas y días de antigüedad de cada una | Semanal | Registro de vacantes |
| Time to hire | Días de candidatura a aceptación de la persona contratada | Por contratación | Fechas del registro de candidaturas |
| Time to fill | Días de aprobación de la vacante a incorporación efectiva | Por contratación | Registro de vacantes y alta |
| Tasa de aceptación de ofertas | Ofertas aceptadas entre ofertas emitidas | Mensual | Registro de ofertas |
| Cost per hire | Costes externos más internos entre contrataciones cerradas | Trimestral | Facturas y horas estimadas |
| Rotación temprana a 90 días | Bajas antes de 90 días entre incorporaciones de la cohorte | Trimestral | Registro de altas y bajas |
| Permanencia a 12 meses | Personas que siguen al año entre incorporaciones de hace un año | Trimestral | Registro de altas y bajas |
| Origen de las contrataciones | Reparto por canal de las personas contratadas | Trimestral | Columna de canal del registro |
¿Cómo se monta en una hoja de cálculo?
Con dos pestañas y ninguna más. La primera es el registro y es donde se trabaja; la segunda es el resumen y es lo único que se mira en la reunión.
La pestaña de registro lleva una fila por candidatura, con estas columnas: vacante, persona, canal de entrada, fecha de candidatura, fecha de primer contacto, fecha de última entrevista, fecha de oferta, fecha de aceptación, resultado, motivo de caída de lista cerrada y fecha de incorporación. Añade dos columnas más para las altas: fecha de baja y motivo de baja.
La pestaña de resumen no lleva datos introducidos a mano: se calcula toda con fórmulas sobre el registro. Esa regla es la que evita que las dos pestañas se contradigan en el tercer mes. Si un número del resumen no se puede calcular desde el registro, falta una columna en el registro.
Usa listas desplegables en las columnas de canal, resultado y motivo. Es la diferencia entre poder agrupar cien filas en un segundo y tener cien textos distintos que no se pueden contar. Es el ajuste que más rendimiento da por minuto invertido.
Protege la pestaña de resumen para que nadie escriba encima de una fórmula, y deja el registro abierto. Con eso, el mantenimiento del cuadro de mando se reduce a introducir fechas.
¿Cómo se lee en la reunión mensual?
Comparando cada indicador consigo mismo, no con una referencia externa. La pregunta correcta en la reunión es «cómo vamos respecto al trimestre pasado con vacantes parecidas», nunca «cómo vamos respecto a la media del sector».
No existe una media sectorial fiable que puedas citar para el time to hire, el cost per hire o la rotación temprana de una pyme española en tu actividad concreta. Comparar tu número con una cifra de origen dudoso lleva a conclusiones equivocadas con mucha seguridad aparente, que es la peor combinación posible.
Lee los indicadores por parejas, porque casi todos se pueden falsear individualmente. Time to hire junto a rotación temprana. Cost per hire junto a permanencia a 12 meses. Tasa de aceptación junto a la banda salarial ofrecida. Una pareja es mucho más difícil de manipular que un número suelto.
Cierra la reunión con una sola decisión y su responsable. Un cuadro de mando que genera comentarios pero no decisiones acaba siendo un punto del orden del día que todo el mundo quiere saltarse.
¿Qué errores matan un cuadro de mando de RRHH?
Cinco, y todos se detectan en los tres primeros meses de vida del panel.
- Meter todos los indicadores desde el primer mes. Empieza con cuatro y añade uno por trimestre. Un panel de veinte filas se abandona.
- Introducir datos a mano en la pestaña de resumen. En cuanto un número no viene de una fórmula, el panel deja de ser auditable y nadie se fía de él.
- Usar texto libre en motivos y canales. Sin listas cerradas, los datos cualitativos no se pueden agregar y esa parte del panel queda muerta.
- Calcular porcentajes sobre tres o cuatro casos. Con volúmenes bajos, absolutos. Un porcentaje sobre cuatro casos transmite una precisión que no existe.
- No asignar dueño a cada indicador. Un número sin responsable no se corrige, se comenta. Escribe el nombre al lado de cada fila.
- Compararse con cifras de mercado sin fuente. Es la vía más rápida para tomar una decisión de presupuesto con un dato inventado.
Qué hacer el lunes para montar el tuyo
Crea la hoja con las dos pestañas y vuelca las contrataciones de los últimos doce meses, aunque sean cinco. Reconstruye las fechas con el correo y el calendario. Es la parte pesada y se hace una sola vez; a partir de ahí son dos minutos por candidatura.
Empieza el resumen con cuatro indicadores: vacantes abiertas, time to hire, tasa de aceptación de ofertas y rotación temprana a 90 días. Añade el cost per hire al cierre del trimestre y la permanencia a 12 meses cuando tengas una cohorte completa.
Pon el cuadro de mando como punto fijo de la reunión mensual, con diez minutos y una decisión de salida. Sin ese hueco en el orden del día, el panel se mantiene tres meses y se abandona.
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De dónde salen los datos de ONKLUB
Las cifras de operativa que aparecen en este artículo salen de los registros propios de ONKLUB, no de estimaciones de mercado. El proceso de referencia va de 248 perfiles evaluados a 3 decisiones entregadas, pasando por 80 señales válidas, 25 entrevistas en profundidad y 9 finalistas con valoración escrita, en un ciclo de 20 días naturales. Las cifras acumuladas de la agencia cubren de 2022 a 2026.
Qué NO demuestran estos datos: son la operativa de una agencia sobre sí misma, no una muestra representativa del mercado laboral español, y el embudo corresponde a un proceso de dificultad alta, no a la media de todos. No están auditados por un tercero independiente.
Metodología completa, desglose por fases y limitaciones en el Informe ONKLUB de talento joven, publicado bajo licencia CC BY 4.0: se puede citar y reproducir citando la fuente.