Coste de una vacante abierta: cuánto pierdes al mes

¿Por qué una vacante abierta cuesta dinero?

El coste de una vacante abierta existe porque el trabajo de ese puesto sigue estando ahí aunque nadie lo ocupe. O lo hace otra persona, y entonces hay un sobrecoste o un trabajo que se deja de hacer, o no lo hace nadie, y entonces hay producción, ventas o servicio que no se prestan.

El coste no aparece en ninguna partida contable porque no hay factura ni nómina asociada. Ese es el motivo por el que casi nunca entra en la conversación cuando se discute si merece la pena invertir más en cubrir un puesto o esperar a que aparezca el candidato ideal.

Hay un tercer efecto, más lento y más caro: la carga sobre el equipo. Un puesto vacío durante meses se reparte entre compañeros que ya estaban llenos. En equipos pequeños, esa sobrecarga sostenida es una de las causas más frecuentes de la siguiente baja voluntaria, y entonces el problema se duplica.

Poner un número al coste de la vacante abierta cambia la naturaleza de la discusión. Deja de ser una cuestión de prudencia presupuestaria y pasa a ser una comparación entre dos cifras: lo que cuesta cubrirla y lo que cuesta no cubrirla.

¿Cuáles son los tres métodos para calcularlo?

Tres, y basta con elegir el que mejor encaje con el puesto. No hay que hacer los tres ni promediarlos: eso solo añade ruido a una estimación que ya es aproximada por naturaleza.

• Elige el método antes de calcular y déjalo escrito. Cambiar de método entre vacantes hace que las cifras no se puedan comparar.
• Descuenta siempre el salario y la cotización que no estás pagando mientras el puesto está vacío. Es la única partida que juega a favor.
• Mantén los supuestos conservadores. Un coste de vacante inflado se desmonta en la primera pregunta de dirección y arrastra al resto del análisis.

¿Cómo se hace el cálculo con tus cifras?

Este es un ejemplo hipotético; sustituye las cifras por las tuyas antes de sacar conclusiones. Una empresa de servicios con quince personas productivas y un margen bruto anual de 900.000 euros quiere estimar el coste de tener vacante un puesto técnico durante un mes.

Por el método del margen: 900.000 euros entre quince personas son 60.000 euros de margen por persona y año. Repartido entre unos 220 días laborables, salen unos 273 euros por día laborable. Un mes con veintiún días laborables da unos 5.700 euros de margen no generado.

A esa cifra hay que restarle lo que no se paga: el salario y la cotización de ese puesto durante el mes, supongamos unos 2.900 euros. El coste neto del mes de vacante queda en torno a los 2.800 euros en este ejemplo hipotético.

Falta la partida que no se calcula pero se paga: las horas que tres compañeros dedican a cubrir el hueco y los proyectos que se retrasan. Si estimas seis horas semanales repartidas y las valoras con el coste-hora de esas personas, el número del ejemplo sube otro tramo apreciable.

El resultado es una cifra por día de vacante. Multiplícala por los días que llevas con el puesto abierto y tendrás el argumento que faltaba para decidir si conviene acelerar el proceso o seguir esperando.

¿Cuándo una vacante abierta no cuesta casi nada?

Cuando el trabajo de ese puesto simplemente no se está haciendo y nadie lo nota, ni dentro ni fuera. Es un caso menos raro de lo que parece y merece la pena decirlo, porque el análisis honesto a veces concluye que la vacante no había que cubrirla.

Ocurre con puestos que se crearon para una situación que ya pasó, con funciones que se han absorbido por un cambio de proceso o con perfiles duplicados tras una reorganización. Si llevas cuatro meses con la vacante abierta y nadie ha reclamado el trabajo, esa es una conclusión sobre el puesto, no sobre el proceso de selección.

También cuesta poco cuando el puesto es estacional y la vacante coincide con el valle de actividad. En ese caso, lo que cuesta no es el mes de vacante sino incorporar tarde para la temporada alta, y el cálculo hay que hacerlo sobre esas semanas concretas.

Hacer este cálculo antes de abrir una búsqueda evita procesos que nadie echaba de menos. Es la única vez que medir sirve para no contratar, y ese resultado también es un buen resultado.

¿Qué decisiones cambia el coste de la vacante abierta?

Cuatro, y todas se toman mejor con el número delante que con la intuición del comité.

• Subir o no la banda salarial: si un mes de vacante cuesta más que la diferencia anual entre la banda actual y la que cerraría el puesto, la aritmética es clara.
• Externalizar o no la búsqueda: la comparación correcta es entre honorarios de agencia y semanas de vacante ahorradas, no entre honorarios y cero.
• Aceptar al segundo mejor candidato o reabrir: reabrir tiene un coste conocido en días de vacante que se puede poner al lado del riesgo de un encaje algo peor.
• Adelantar la apertura de la vacante: si sabes que hay una salida prevista, abrir el proceso antes ahorra días de vacante completos.
• Priorizar entre varias vacantes abiertas: con el coste diario de cada una, el orden de atención deja de decidirse por quién insiste más.

Qué hacer el lunes con tus vacantes abiertas

Haz una lista de las vacantes que tienes abiertas ahora mismo con la fecha en que se aprobó cada una. Calcula los días transcurridos y aplica el método que corresponda a cada puesto. En media hora tendrás una cifra por vacante y un orden de prioridad que no dependerá de quién presione más.

Lleva ese número a la reunión de dirección con los supuestos escritos al lado y una sola conclusión: cuánto cuesta cada semana adicional de espera. Es la forma más rápida de desbloquear una banda salarial o una decisión que llevaba tres semanas aplazada.

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De dónde salen los datos de ONKLUB

Las cifras de operativa que aparecen en este artículo salen de los registros propios de ONKLUB, no de estimaciones de mercado. El proceso de referencia va de 248 perfiles evaluados a 3 decisiones entregadas, pasando por 80 señales válidas, 25 entrevistas en profundidad y 9 finalistas con valoración escrita, en un ciclo de 20 días naturales. Las cifras acumuladas de la agencia cubren de 2022 a 2026.

Qué NO demuestran estos datos: son la operativa de una agencia sobre sí misma, no una muestra representativa del mercado laboral español, y el embudo corresponde a un proceso de dificultad alta, no a la media de todos. No están auditados por un tercero independiente.

Metodología completa, desglose por fases y limitaciones en el Informe ONKLUB de talento joven, publicado bajo licencia CC BY 4.0: se puede citar y reproducir citando la fuente.