¿Qué convierte un número en un KPI de selección?
Los KPIs de selección de personal que valen la pena son los que tienen detrás una decisión concreta que cambiaría si ese número se moviera. Si el indicador sube, baja o se queda igual y tú harías exactamente lo mismo, no es un KPI: es decoración en una diapositiva.
La prueba se hace en treinta segundos. Escribe al lado de cada indicador la frase «si esto empeora dos meses seguidos, haremos X». Si no sabes qué poner en la X, quítalo de la lista. La mayoría de los paneles de RRHH que vemos en pymes pierden la mitad de sus filas en esa prueba y funcionan mejor después.
La segunda condición es que el dato se pueda recoger sin heroísmos. Un indicador excelente que exige veinte minutos de trabajo manual por candidatura deja de actualizarse al tercer mes. Vale más uno tosco que sigue vivo en diciembre que uno perfecto abandonado en marzo.
La tercera es que el número tenga dueño. Un indicador que no está asignado a una persona concreta no se mira, no se cuestiona y no se corrige. En una empresa sin departamento de personas, el dueño suele ser quien decide la contratación, y eso está bien.
¿Cuáles son los 12 indicadores que sí sirven?
Estos doce cubren las cuatro preguntas que importan: cuánto tardas, cuánto te cuesta, con qué calidad contratas y por dónde se te escapa la gente.
| Indicador | Cómo se calcula | Qué decisión cambia |
|---|---|---|
| Time to hire | Días de candidatura a aceptación del contratado | Dónde tocar el calendario del proceso |
| Time to fill | Días de apertura de vacante a incorporación | Con cuánta antelación abrir la siguiente |
| Cost per hire | Costes externos más internos entre contrataciones | Hacerlo dentro o externalizarlo |
| Tasa de aceptación | Ofertas aceptadas entre ofertas emitidas | Revisar banda salarial o plazo de respuesta |
| Rotación temprana a 90 días | Bajas antes de 90 días entre incorporaciones | Reforzar la acogida o el filtro de encaje |
| Permanencia a 12 meses | Quienes siguen al año entre incorporaciones | Confirmar si el proceso predice o no |
| Calidad de la contratación | Índice de desempeño, permanencia y autonomía | Qué prueba conservar y cuál retirar |
| Tasas de paso del embudo | Quienes pasan de fase entre quienes entraron | Dónde está el estrangulamiento |
| Candidatos por vacante | Candidaturas recibidas entre vacantes abiertas | Búsqueda directa o captación ordinaria |
| Origen de las candidaturas | Reparto por canal de las personas contratadas | En qué canal invertir el mes que viene |
| Tiempo de respuesta | Horas de candidatura a primer contacto real | Quién responde y con qué prioridad |
| Vacantes abiertas | Recuento de vacantes vivas y días de cada una | Qué proceso escalar, congelar o replantear |
¿Cómo se recogen estos datos sin herramientas caras?
Con una hoja de cálculo de dos pestañas y disciplina de cinco minutos por candidatura. La primera pestaña es un registro: una fila por candidatura, con nombre, vacante, canal de entrada, fecha de candidatura, fecha de cada fase superada, resultado y motivo si se cae. La segunda pestaña calcula los doce indicadores a partir de esa tabla.
Las columnas de fecha son la mitad del valor de todo el sistema. Sin fechas por fase no hay time to hire, no hay tasas de paso y no hay forma de saber dónde se atasca el proceso. Con fechas, todo lo demás sale con fórmulas de resta y de división que cualquiera puede escribir.
El motivo de caída conviene registrarlo con una lista cerrada de seis u ocho opciones, no con texto libre. El texto libre no se puede contar. Una lista con opciones como «no encaja el perfil técnico», «no encaja la disponibilidad», «se retira por salario», «acepta otra oferta» o «no responde» permite agrupar cien casos en un minuto.
Si más adelante contratáis un software de selección, el registro seguirá sirviendo. Empezar por la herramienta antes de tener claro qué se quiere medir es el orden inverso y sale caro.
¿Por qué no debes compararte con la media del sector?
Porque esa media, aplicada a tu empresa, casi nunca existe con la fiabilidad suficiente para decidir con ella. Los promedios que circulan mezclan multinacionales con talleres de doce personas, perfiles abundantes con perfiles escasos y mercados laborales muy distintos. Un número construido así no te dice si tu proceso va bien.
La referencia que sí es válida es la tuya. Tu time to hire de este trimestre frente al del anterior, con el mismo tipo de perfil, es una comparación limpia: detecta mejoras y deterioros reales, que es para lo que sirve medir.
Cuando alguien te enseñe un indicador de mercado, haz dos preguntas antes de usarlo: de qué muestra sale y qué tipo de empresa y de puesto incluye. Sin respuesta clara, sirve para una conversación, no para decidir sobre tu presupuesto.
Nuestra propia operativa la publicamos con esa misma advertencia. Un proceso de dificultad alta en ONKLUB va de 248 perfiles evaluados a 3 decisiones entregadas, pasando por 80 señales válidas, 25 entrevistas y 9 finalistas con valoración escrita, en un ciclo de 20 días. Es lo que hacemos nosotros en un caso duro, no una media del mercado español.
¿Cada cuánto se miran y con quién?
Con cadencias distintas, porque los indicadores no envejecen al mismo ritmo. Los operativos se miran en cinco minutos a la semana; los de resultado, cada mes o cada trimestre, con una conversación de verdad.
- Semanal, cinco minutos: vacantes abiertas y su antigüedad, candidatos por vacante y tiempo de respuesta al candidato.
- Mensual, media hora: time to hire, time to fill, tasa de aceptación y origen de las contrataciones.
- Trimestral, una hora con cada responsable de área: cost per hire, rotación temprana, permanencia a 12 meses y calidad de la contratación.
- Anual: revisión de qué indicadores sobran y si alguno ha dejado de cambiar decisiones.
¿Qué indicadores conviene retirar del panel?
Los que suben cuando el proceso empeora y los que miden actividad en lugar de resultado. Dan sensación de control sin darlo.
- Número total de candidaturas recibidas: sube si publicas un anuncio vago y baja si afinas bien el filtro, es decir, premia lo contrario de lo que quieres.
- Número de entrevistas realizadas: mide horas gastadas, no aciertos. Un proceso con muchas entrevistas suele tener un filtro previo débil.
- Currículums enviados por el proveedor: mide volumen de reenvío. Lo que decide es la evidencia por candidato, no la cantidad de documentos.
- Visitas a la página de empleo sin conversión asociada: es una cifra de tráfico, no de selección.
- Coste por candidatura: baja cuando compras candidaturas baratas y malas. El coste que importa es por contratación que se queda.
Qué medir a partir del lunes
Empieza por tres indicadores, no por doce. Crea el registro de candidaturas con fechas por fase y mide time to hire, tasa de aceptación y rotación temprana a 90 días. Con esos tres ya ves si tardas demasiado, si te dicen que no y si se te van pronto.
A los tres meses podrás añadir el embudo por fases y el cost per hire. A los seis, hablar de calidad de la contratación con algo más que impresiones. Empezar por el indicador más difícil es la forma más común de abandonar el proyecto.
Si prefieres medir sobre un proceso ya ordenado, en ONKLUB trabajamos con tarifa cerrada y entregamos Top 3 de finalistas en 20 días, con garantía de 3 meses y valoración escrita por candidato. Ese informe es, de paso, el registro que necesitas para calcular casi todo lo de arriba.
De dónde salen los datos de ONKLUB
Las cifras de operativa que aparecen en este artículo salen de los registros propios de ONKLUB, no de estimaciones de mercado. El proceso de referencia va de 248 perfiles evaluados a 3 decisiones entregadas, pasando por 80 señales válidas, 25 entrevistas en profundidad y 9 finalistas con valoración escrita, en un ciclo de 20 días naturales. Las cifras acumuladas de la agencia cubren de 2022 a 2026.
Qué NO demuestran estos datos: son la operativa de una agencia sobre sí misma, no una muestra representativa del mercado laboral español, y el embudo corresponde a un proceso de dificultad alta, no a la media de todos. No están auditados por un tercero independiente.
Metodología completa, desglose por fases y limitaciones en el Informe ONKLUB de talento joven, publicado bajo licencia CC BY 4.0: se puede citar y reproducir citando la fuente.