¿Cuál es la fórmula del cost per hire?
El cost per hire es la suma de los costes externos más los costes internos de selección de un periodo, dividida entre el número de contrataciones cerradas en ese mismo periodo. La fórmula es sencilla; lo difícil es no dejarse fuera media docena de partidas.
Los costes externos son los que llegan en factura: honorarios de agencia, portales de empleo, publicaciones, pruebas técnicas o psicométricas, comprobación de referencias, desplazamientos y cualquier herramienta de selección que pagues por suscripción.
Los costes internos son horas de personas que ya cobras en nómina, y por eso se ignoran. Definir el puesto, revisar candidaturas, coordinar agendas, entrevistar, deliberar, negociar la oferta y preparar la incorporación son trabajo real, con un coste-hora que se puede estimar sin discusión.
La regla para el coste-hora es directa: salario bruto anual de la persona dividido entre 1.700 horas efectivas. No es exacta al céntimo y no necesita serlo. Sirve para poner en la misma escala las horas del gerente y las del administrativo, que es de lo que se trata.
¿Qué partidas hay que sumar exactamente?
Esta es la plantilla de partidas. Recórrela entera en cada proceso, aunque muchas casillas queden a cero: lo importante es no olvidarse de las que no llegan por correo.
| Bloque | Partida | De dónde sale el dato |
|---|---|---|
| Externo | Honorarios de agencia o cazatalentos | Factura del proveedor |
| Externo | Portales de empleo y anuncios destacados | Facturas o suscripción prorrateada |
| Externo | Pruebas técnicas, de idiomas o psicométricas | Factura por uso o licencia |
| Externo | Desplazamientos y dietas de candidatos | Notas de gasto del periodo |
| Externo | Software de selección y firma electrónica | Cuota mensual dividida entre procesos |
| Interno | Definición del puesto y aprobación de la banda | Horas por coste-hora del responsable |
| Interno | Revisión de candidaturas y criba | Horas por coste-hora de quien criba |
| Interno | Coordinación de agendas y comunicaciones | Horas por coste-hora de administración |
| Interno | Entrevistas y pruebas con el equipo | Horas de cada entrevistador por su coste-hora |
| Interno | Deliberación, comité y decisión | Horas de todos los asistentes |
| Interno | Negociación de la oferta y cierre | Horas de quien negocia |
| Interno | Alta, contrato y preparación de la acogida | Horas de administración y gestoría facturada |
¿Cómo se hace el cálculo con tus cifras?
Este es un ejemplo hipotético; sustituye las cifras por las tuyas antes de sacar conclusiones. Una empresa cierra dos contrataciones en un trimestre y quiere su cost per hire del periodo.
Costes externos del trimestre: 900 euros en anuncios destacados en portales, 400 euros en una prueba técnica de pago usada en los dos procesos y 250 euros de suscripción prorrateada. Total externo: 1.550 euros.
Costes internos: un responsable de área con 45.000 euros brutos anuales sale a unos 26 euros por hora efectiva, y dedica 38 horas entre los dos procesos, es decir, unos 990 euros. Un segundo entrevistador con 30.000 euros brutos sale a unos 18 euros la hora y dedica 16 horas: unos 290 euros. Administración, con 24.000 euros brutos y unos 14 euros la hora, dedica 20 horas: unos 280 euros. Total interno: unos 1.560 euros.
Suma: 3.110 euros entre dos contrataciones, es decir, unos 1.555 euros por contratación. En este ejemplo hipotético, la mitad exacta del coste no aparece en ninguna factura. Ese es el hallazgo que suele cambiar la conversación en la reunión de dirección.
Si prefieres no montar la hoja desde cero, la calculadora de coste de contratación de ONKLUB recorre estas mismas partidas y devuelve el número con los supuestos a la vista.
¿Qué errores hacen que el número no sirva?
Cuatro, y los cuatro producen un cost per hire artificialmente bajo que luego se usa para justificar decisiones equivocadas.
- Dividir entre vacantes abiertas en lugar de entre contrataciones cerradas. Un proceso que se cancela consume coste real y debe repartirse entre las contrataciones que sí salieron.
- Excluir las horas internas porque «esa gente ya está pagada». Están pagadas para hacer otra cosa. Si no cuentas su tiempo, cualquier comparación con externalizar sale falseada.
- Contar solo el proceso que terminó bien. Si repetiste una búsqueda porque la primera incorporación no funcionó, ese coste pertenece a la contratación final.
- Mezclar periodos: sumar facturas de un trimestre y dividir entre contrataciones de otro. El numerador y el denominador tienen que cubrir exactamente las mismas semanas.
- Incluir salario o formación de la persona contratada. Eso es coste de empleo, no de selección, y meterlo hincha el indicador hasta hacerlo inútil para comparar.
¿Qué decisión cambia realmente el cost per hire?
La decisión de hacerlo dentro o fuera, y no en abstracto sino vacante a vacante. Con el número interno calculado, la comparación con una propuesta externa deja de ser una discusión de opiniones y pasa a ser una resta.
La segunda decisión es dónde invertir en captación. Si al cruzar el coste con el canal de origen descubres que las contrataciones que se quedan vienen casi todas de un canal concreto, el reparto del presupuesto del año siguiente se escribe solo.
La tercera es cuántas fases mantener. Cuando el bloque interno se descompone por actividad, casi siempre aparece una fase que consume muchas horas y aporta poca información nueva. Retirarla baja el coste sin tocar la calidad.
Hay una advertencia importante: el cost per hire no debe minimizarse a toda costa. Una contratación barata que dura cuatro meses cuesta muchísimo más que una cara que dura tres años. Mira siempre el coste junto a la permanencia a 12 meses.
¿Cómo se presenta este número a dirección?
Con los supuestos escritos al lado, en la misma diapositiva. Un cost per hire sin supuestos visibles se discute durante veinte minutos y no se aprueba nada. Con los supuestos delante, la discusión es sobre las decisiones, que es donde debe estar.
Presenta tres cifras y no más: coste externo, coste interno y total por contratación. Añade el número de contrataciones del periodo para que se entienda el denominador. Si el trimestre tuvo un caso raro, dilo antes de que lo pregunten.
Mantén los supuestos conservadores. Un número defendible convence más que uno espectacular, y el objetivo de la reunión no es impresionar sino decidir dónde se invierte el presupuesto de selección del año que viene.
Qué hacer el lunes con tu coste por contratación
Calcula el cost per hire de tu última contratación con la plantilla de partidas de arriba. Pregunta a cada persona implicada cuántas horas dedicó, redondea al alza y aplica el coste-hora. En una hora tendrás el número y, casi seguro, una sorpresa en el bloque interno.
Con ese número puedes hacer dos cosas útiles esta misma semana: revisar si alguna fase del proceso se lleva más horas de las que aporta, y comparar con una propuesta externa en igualdad de condiciones. Sin el número, ambas conversaciones son de fe.
En ONKLUB trabajamos con tarifa cerrada por proceso, así que el bloque externo lo sabes antes de empezar, y entregamos Top 3 de finalistas en 20 días con garantía de 3 meses. La calculadora de coste de contratación de ONKLUB te da el otro lado de la resta.
De dónde salen los datos de ONKLUB
Las cifras de operativa que aparecen en este artículo salen de los registros propios de ONKLUB, no de estimaciones de mercado. El proceso de referencia va de 248 perfiles evaluados a 3 decisiones entregadas, pasando por 80 señales válidas, 25 entrevistas en profundidad y 9 finalistas con valoración escrita, en un ciclo de 20 días naturales. Las cifras acumuladas de la agencia cubren de 2022 a 2026.
Qué NO demuestran estos datos: son la operativa de una agencia sobre sí misma, no una muestra representativa del mercado laboral español, y el embudo corresponde a un proceso de dificultad alta, no a la media de todos. No están auditados por un tercero independiente.
Metodología completa, desglose por fases y limitaciones en el Informe ONKLUB de talento joven, publicado bajo licencia CC BY 4.0: se puede citar y reproducir citando la fuente.